Därför är det viktigt med korrekt tidsrapportering

Under en tid har det inte varit så vanligt med stämpelklockor. Istället har scheman och tidsrapporteringen skett på andra sätt. Men av olika anledningar har den börjat komma tillbaka. De som jobbar med administration tycker det är skönt. Deras arbete underlättas av att allt mer sker elektroniskt. Samtidigt så minskar det risken för att något blir fel eller att personlig åsikt påverkar situationen allt för mycket. Många anställda känner sig dock kontrollerade. Utan den mänskliga faktorn är det också svårare att vara flexibel.

I grund och botten handlar det om kontroll. Arbetsgivaren vill vara säker på att alla respekterar sina arbetstider och att de verkligen utför de uppgifter som de blivit ålagda. Speciell i yrken som hemtjänst eller liknande där du jobbar fritt en stor del av dagen. Om det inte finns någon form av kontroll så ökar risken för fusk. Tyvärr så minskar också chansen att göra fel eller vara lite sen. Alla som ska lämna barn på dagis för att sedan komma till jobbet vet hur lätt det blir någon minuts skillnad.

Nyttan av att kontrollera tiden

Nu är det ju inte bara av ondo at kontrollera hur mycket alla jobbar eller vilken tid de kommer till arbetsplatsen. Med en stor personalstyrka, till exempel, kan det lätt bli kaotiskt om allt inte flyter på något så när. En stämpelklocka eller annan form av rapportering kan ge dig en översikt, så arbetsledaren vet vem som är där. Det är också en liten morot för att komma i tid till jobbet. Samtidigt så baseras din lön på den tid du tillbringar på arbetet. Effektiv tidrapportering gör att företaget sparar tid och pengar.

Det är alltså inte bara fråga om arbetsgivaren som ska kontrollera vem som är var och vid vilken tidpunkt. Det är inte ett totalitärt system för att hålla reda på slavarna och se till att suga ur sista droppen ur dem. Istället är det till nytta även för de anställda. Om du jobbar övertid så har du också rätt till ersättning. Detta kommer att synas på tidrapporten, och göra det enklare att ge dig den rätta lönen. Allt du behöver veta finns på https://nordsys.se/funktioner/arbetsorder/.

Så det är nog inte stämpelklockorna eller systemen som kan kännas stressande och kontrollerande. Har du en bra arbetsgivare så faller det sig naturligt att följa reglerna och rapportera tiden. Ingen tycker om att klaga på sin lön. Speciellt inte om du hade förväntat dig en viss summa och något blir fel. Därför kan ett bra system för tidrapportering vara en fördel för alla parter. För den som har ansvar för den dagliga driften är det även bra att veta vem som är på plats. Det gör det lättare att planera dagens arbete, speciellt om det är fråga om en stor personalstyrka.

Spara tid och pengar

Det finns ett uttryck som går ut på att inte göra samma sak två gånger. Om du vill spara tid ska du se till att fullfölja din uppgift med en gång. Inte göra lite grann för att sedan ta itu med det igen senare. Såvida det inte är omöjligt att låta bli. Samma sak gäller för den som vill hålla ordning på sitt skrivbord. När du får ett dokument lägger du det direkt på rätt ställe eller skriver klart det du måste göra. En princip som faktiskt kan tillämpas också på datorer och digitala papper.

Med andra ord så lönar det sig att rapportera sin tid och registrera den ordentligt redan från början. Upsala Nya Tidning skriver här om vikten av korrekta tidrapporteringssystem. Detta kan bland annat inkludera att samma system tillåter dig att gå hela vägen från rapportering till löneutbetalning. Att det automatiskt registreras på rätt ställe vad som gäller och hur många timmar du har arbetat. Det kan också innebära att det blir korrekt redan första gången det rapporteras. Så att du slipper ändra på löningar och scheman bara för att det blivit fel.

När det handlar om byråkrati är det alltså bäst att ha enkla men raka lösningar som gör att du minskar felmarginalen och slipper hantera samma siffror mer än nödvändigt. Något som personalen på vissa arbetsplatser klagar på är att de måste använda allt för mycket tid till att syssla med rapporter och siffror. Istället vill de kunna lägga mer av sin arbetsdag som deras yrke egentligen handlar om. Sjuksköterskor är ett bra exempel på en grupp som länge insisterat på enklare tidrapporteringssystem.

Vilket system är bäst?

När det kommer till att välja ett tidrapporteringssystem finns det flera alternativ. Dels har du de lite större och vanligare systemen. De som passar flera olika sorters branscher och går bra för varierande storlekar på företaget. Inget fel med dem, de kan vara precis vad du behöver. Sedan finns det system som är anpassade till en viss nisch eller bransch. De inkluderar allt det som krävs för att din rapportering ska fungera, men har inget som är onödigt. För just denna sorts företag vill säga.

Hemtjänsten fungerar inte på samma sak som en stor fabrik där man tillverkar gummisnoddar. Men båda företagen måste hålla reda på sina arbetare och veta vem som är på plats. Därför ska du se lite noggrannare på vilket system som kan uppfylla de behov just du har. Många av dagens alternativ är väl uttänkta och baserar sig på elektroniska hjälpmedel. Det ska bli allt lättare att ha kontroll över sitt företag. Arbetsgivare har många viktiga avvägningar att göra vid val av tidrapporteringssystem. Läs mer i denna artikel i Metro.  

Målet är som med allting annat, att förenkla rutinerna. Poängen med den digitala utvecklingen är ju ofta att det ska bli lättare och mer korrekt. Du ska slippa göra så mycket för hand, vilket tar tid. Tid är pengar och kan bättre användas till annat. En effektiv arbetsplats behöver inte vara tråkig. Det viktiga är att du har bra verktyg till allt som måste hinnas med.

När du har kontroll

Ordet kontroll kan låta som något negativt, men det är det inte alls. För riktigt framgångsrika företagare har alla något gemensamt. De har kontroll över sitt företag. Inte så att du måste göra allting själv, det är inte ens mänskligt möjligt. Men du kan delegera för att allting ska fungera. Det kan vara personer du anställer och som du litar på. De i sin tur rapporterar till dig så att du har den där så viktiga kontrollen.

Men det kan lika gärna vara ett system, typ det du använder för tidrapportering. Det är en förlängning av dig själv och ger dig kontroll över de anställda på ett balanserat sätt. För om du vill ha framgång måste du veta vad som sker i verksamheten. Det är en fråga om dina pengar och investeringar. Det är alltid bra att ge medarbetarna en viss frihet. Du vill ju att de ska trivas och att det ska vara en bra atmosfär på arbetsplatsen.

Men alla måste vara villiga att ge och ta, det är principen bakom en anställning. Du lovar att betala löner och vara rättvis inom detta område. De lovar att jobba om inte varje sekund av sin arbetsdag så i alla fall det du har rätt att kräva av dem. Arbetsgivaren ser till att arbetsmiljön är sund på alla sätt och vis. De anställda samarbetar med ledningen och ser till att projekten går i hamn.

 

You may also like...